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会议会场布置的详细流程

发布时间:2019-07-11   来源:厦门艺鸿

  会议会场布置的详细流程

  一、会前筹备工作

  1、撰写工作方案,确定会议主题、内容、参会范围等

  2、撰写会议主持词、讲话稿,确定会议议程,草拟会

  议通知,根据会议的具体情况,设计并安排会场的布局

  3、制作参会人员名单,确定联系方式,准备签到表,

  绘制座位图

  二、会期准备工作

  (-)会前工作

  4、联系会场提供单位,确定会议室(会客室)

  5、印发会议通知,准备会议所需材料(确定份数、分发范围、分发方式)。

  6、制作会标、桌签(背签)、指示牌

  7、联系电视台、宣传办,做好会议的宣传工作

  8、会场布置:悬挂会标、摆放桌签、准备纸笔(笔记本电脑、打印机、档案袋、胶棒、胶带、订书机、曲别针小刀、剪刀、封条等)、调试设备、增减桌椅、清洁卫生,准备其他会场所需用品(水果、茶水、纸杯、抽纸等)。

  9、保持与参会领导、人员的联系(参会领导姓名、职务等信息),及时了解行程(安排车辆接送),做好迎接准备。

  10、打印签到表,组织签到工作,维持会场内外秩序

  (二)会中工作

  11、会场内后勤服务。

  12、做好录音、摄像、会议记录等工作,及时归档留存

  13、测评票等资料的现场收发、整理及统计工作。

  三、会后进一步开展工作

  14、整理会场

  15、安排用餐、住宿、送行。会议后需准备的文件:参会人员通讯录、筒报、会议总结、会议证明、会议纪要、新闻稿、返程票登记表

  17、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓

  名、时间及标准。

  18、会议的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作

  19、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总、总结工作及印刷发放代表通讯录

  20、代办与会人员返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

  
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